Cómo elegir proveedor de limpieza institucional: 12 preguntas antes de firmar

Respuesta corta: elige al proveedor que conteste por escrito qué documentos te entrega, cuánto cuesta cada uso, en qué plazo surte y cómo sales del contrato. Un precio bajo sin esas respuestas no te deja comparar. Usa las 12 preguntas de abajo, pide lo mismo a cada candidato y califica las respuestas con la tabla final.

Documentos y seguridad

1. ¿Me entregas la hoja de datos de seguridad en español de cada químico, antes de la primera compra? La NOM-018-STPS-2015 enlista, entre las obligaciones del patrón, contar con las hojas de las sustancias químicas peligrosas y mezclas que se manejen en el centro de trabajo y entregar a sus clientes las de lo que comercialice; también pide que estén en español. Qué te aplica a ti lo confirma tu área de seguridad. Como comprador, pide la hoja del código exacto y revisa su fecha.

2. ¿Me das la ficha técnica con dilución, superficies y tiempo de contacto de ese código? Ojo con las descripciones comerciales: la instrucción de uso que vale es la del fabricante.

3. Si me hablas de una certificación, ¿cuál es el número y dónde la compruebo? Pide el número de licencia y a qué planta o producto aplica. Los certificados FSC, por ejemplo, se pueden buscar en el buscador público de FSC. Un logo en un folleto no dice a qué producto cubre.

Producto y costo

4. ¿Cuánto cuesta cada uso, no cada caja? Pide contenido por caja y calcula el costo por uso. Dos cajas al mismo precio pueden rendir muy distinto.

5. Si un código se agota o cambia, ¿qué me ofreces y cómo me avisas? Pide que un sustituto sólo entre con tu autorización y con su ficha. Un cambio de código sin aviso puede dejarte con un consumible que no entra en tu equipo.

6. ¿El consumible queda atado a tu dispensador? Pregunta qué recargas acepta cada equipo y si hay otra marca compatible. Después compara comodato contra compra a tres años.

Entrega y servicio

7. ¿Cuál es el plazo real en mi zona y con qué transporte? Pide el plazo desde la confirmación del pedido, y qué pasa si no se cumple. No es lo mismo reparto propio que paquetería.

8. ¿Hay pedido mínimo y cuánto cuesta el flete? Súmalo al costo por uso. Un flete por pedido chico puede borrar un buen precio.

9. ¿Quién me atiende si algo falla y en cuánto tiempo responde? Pide nombre, canal y a quién escalar. «Asesoría» sin responsable no te resuelve un baño sin papel un lunes.

Facturación y salida

10. ¿Cómo facturas y qué datos necesitas? Confirma CFDI y requisitos desde la primera compra. Puedes consultar los listados del artículo 69-B que publica el SAT en sus datos abiertos. Vienen separados en presuntos, definitivos, desvirtuados y sentencias favorables, y no significan lo mismo. Tu contador te dirá qué hacer si aparece un nombre.

11. ¿Cuáles son tus condiciones de devolución, garantía y crédito? Pide plazos, quién paga el flete de regreso y en qué estado debe volver el producto.

12. ¿Qué me obliga a seguir contigo y cómo termino? En comodato, pregunta el periodo de compra, el volumen comprometido, quién paga un equipo dañado y cuándo lo retiran. Si no te lo dan por escrito, no lo cuentes como condición.

Si además contratas un servicio de limpieza con personal del proveedor en tus instalaciones, revisa el tema con tu área legal. El padrón del REPSE de la STPS es público y se puede consultar por nombre, razón social o RFC.

Tabla para comparar proveedores

Pon a cada candidato de 0 a 2: 0 = no contestó, 1 = contestó sin documento, 2 = contestó con documento.

Pregunta	Proveedor A	Proveedor B	Proveedor C
1. Hoja de seguridad en español
2. Ficha técnica del código
3. Certificación comprobable
4. Costo por uso
5. Sustitutos con autorización
6. Compatibilidad del equipo
7. Plazo por zona
8. Mínimo y flete
9. Responsable y respuesta
10. Facturación
11. Devolución, garantía, crédito
12. Permanencia y salida
Total

Da más peso a lo que más te dolería perder. En un edificio con químicos, las preguntas 1 y 2 pesan más que el flete.

Lo que Karlan publica hoy

Para que compares parejo, esto es lo que dice este sitio al 08/11/2026. Lo que no esté en esta lista, pídelo por escrito, también a nosotros.

Tema	Lo publicado
Cobertura	Envíos a toda la República: unidades propias en Ciudad de México y Estado de México; paquetería al resto
Plazo en Ciudad de México y Estado de México	Pedido confirmado antes de las 12:00 de lunes a viernes, al día siguiente; sábados antes de las 11:00, el lunes. Con algún contratiempo, dentro de las 72 horas siguientes
Plazo fuera de esa zona	De 1 a 5 días hábiles de preparación, más el tránsito de la paquetería
Pedido mínimo	«Por ahora no manejamos un pedido mínimo»
Facturación	CFDI; se piden RFC, uso de CFDI y régimen fiscal
Devolución	5 días desde que recibes, sin usar y en empaque original; el envío de regreso lo paga el cliente
Garantía	La del fabricante de cada producto
Crédito	«Condiciones de crédito para clientes recurrentes»; no se publican plazos
Comodato	Equipo sin costo a cambio de comprar el consumible durante el periodo que se acuerde

Si quieres hacernos estas preguntas, pide tu cotización y agrégalas en las notas.

Preguntas frecuentes

¿Conviene tener un solo proveedor o varios? Depende de tu riesgo. Uno solo simplifica pedidos y facturas; dos te cubren si uno se queda sin existencias. Aplica las mismas 12 preguntas a ambos.

¿Debo pedir muestras? Sí, si vas a cambiar de consumible: mide consumo y quejas en un solo baño o área antes de extender el cambio.

¿Cada cuánto reviso al proveedor? No hay una regla. Hazlo al renovar el contrato o cuando se repitan fallas de entrega, y vuelve a pedir fichas y hojas de seguridad si cambia algún código.

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Fuentes: NOM-018-STPS-2015 (https://dof.gob.mx/nota_detalle.php?codigo=5411121&fecha=09/10/2015); SAT, datos abiertos del artículo 69-B (https://www.sat.gob.mx/minisitio/DatosAbiertos/contribuyentes_publicados.html) y listados (https://www.gob.mx/sat/acciones-y-programas/notificacion-a-contribuyentes-con-operaciones-presuntamente-inexistentes-y-listados-definitivos-333336); STPS, REPSE (https://repse.stps.gob.mx/); buscador de FSC (https://search.fsc.org/en/); políticas publicadas en este sitio, consultadas el 08/11/2026. Este artículo no sustituye la asesoría legal o fiscal de tu empresa.